Si vous êtes artisan ou dirigeant de TPE, vous avez probablement entendu parler de la facturation électronique obligatoire sans savoir ce qu'elle implique pour votre entreprise. Cet article répond à la seule question qui compte vraiment : qu'est-ce que je dois faire, et quand.
De quoi parle-t-on exactement ?
La facturation électronique ne consiste pas à envoyer un PDF par email. Un PDF envoyé en pièce jointe reste, aux yeux de l'administration, une facture papier sous forme numérique. La facture électronique au sens de la réforme est un document structuré, lisible par une machine, qui transite par une plateforme agréée plutôt que par votre boîte mail.
Concrètement, la facture part de votre logiciel, passe par une plateforme de dématérialisation, et arrive dans le logiciel de votre client. L'administration fiscale reçoit au passage certaines données. C'est ce trajet qui change, pas le contenu de votre facture.
Qui est concerné ?
Toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille. Cela inclut les artisans en entreprise individuelle, les micro-entrepreneurs, les SARL et les SAS. La réforme concerne les échanges entre professionnels : vos factures à des particuliers ne sont pas soumises au même dispositif.
Autrement dit : si vous facturez un syndic, une SCI, un autre artisan ou une entreprise, vous êtes concerné. Si vous ne facturez que des particuliers, l'impact est nettement plus faible, mais l'obligation de recevoir reste à anticiper.
Les deux obligations à distinguer
1. Savoir recevoir une facture électronique
C'est l'obligation qui arrive en premier, et elle s'applique à tout le monde en même temps. Vos fournisseurs vont commencer à vous envoyer des factures électroniques : il faut être en mesure de les recevoir. Cela suppose d'être raccordé à une plateforme et d'avoir déclaré vos coordonnées de réception.
2. Savoir émettre une facture électronique
Cette obligation est échelonnée selon la taille de l'entreprise. Les grandes entreprises et les ETI passent en premier, les PME, TPE et micro-entreprises ensuite. C'est celle qui demande le plus de préparation, parce qu'elle touche directement votre façon de facturer au quotidien.
Les trois choses à préparer dès maintenant
- 1Vérifiez que vos données d'entreprise sont exactes et à jour : SIRET, raison sociale, adresse, numéro de TVA intracommunautaire si vous y êtes assujetti. Une donnée erronée bloque une facture électronique alors qu'elle passait inaperçue sur papier.
- 2Collectez le SIRET de vos clients professionnels. C'est l'identifiant qui permettra d'acheminer la facture. Prenez l'habitude de le demander à l'ouverture de chaque nouveau chantier plutôt que dans l'urgence.
- 3Abandonnez le tableur et les factures Word. Quel que soit le logiciel que vous choisirez, il devra produire des données structurées. Plus tôt vos factures seront dans un outil, moins la transition sera douloureuse.
Ce que la réforme va vous apporter
Il est facile de ne voir que la contrainte. Il y a pourtant deux bénéfices concrets pour un artisan.
- Vous saurez quand votre client a reçu la facture. Le fameux « je ne l'ai jamais reçue » devient beaucoup plus difficile à soutenir, ce qui raccourcit mécaniquement les délais de paiement.
- Votre comptabilité se remplit en partie toute seule. Moins de saisie manuelle, moins de pièces perdues, et un rendez-vous chez le comptable nettement plus court.
Faut-il changer de logiciel ?
Si vous facturez aujourd'hui sous Word, Excel ou sur un carnet, oui : aucun de ces supports ne pourra produire une facture électronique conforme. Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation, la question à poser à votre éditeur est simple : « serez-vous raccordé à une plateforme de dématérialisation, et à quelle date ? » Une réponse floue est une réponse.
Le bon moment pour changer d'outil n'est pas le mois où l'obligation tombe. C'est maintenant, pendant que vous pouvez migrer tranquillement, avec le temps de reprendre vos clients et vos modèles de devis.