Un client vous demande « une proforma » pour sa banque, pour un dossier de subvention ou pour le service achats d'une administration. Le document ressemble à une facture, porte vos prix et votre en-tête, mais ce n'est pas une facture. La facture proforma est une proposition chiffrée présentée sous forme de facture, et bien la rédiger évite deux erreurs courantes : la compter dans votre chiffre d'affaires, ou oublier d'émettre la vraie facture ensuite.
À quoi sert une facture proforma
La proforma répond à un besoin précis : montrer à quelqu'un d'autre ce que la vente coûtera, avant qu'elle ait lieu. On la demande notamment pour :
- un dossier de financement : prêt bancaire, microcrédit, subvention, où l'organisme veut voir le montant exact de l'achat ;
- une administration ou un marché public, dont le service achats engage une dépense à partir de la proforma ;
- une importation, pour préparer les formalités ou le paiement à l'étranger ;
- un paiement d'avance, quand le client veut régler avant la livraison et a besoin d'un document chiffré.
Dans beaucoup de pays d'Afrique francophone, c'est un document très courant, parfois exigé avant tout bon de commande par les entreprises et les administrations.
Ce qu'elle contient
Une proforma reprend presque tout le contenu d'une facture :
- votre identité et celle du client ;
- la mention « Facture proforma » bien visible ;
- une référence propre et une date ;
- la désignation précise des biens ou des prestations, quantités et prix unitaires ;
- les taxes éventuelles et le total ;
- la durée de validité de l'offre ;
- les conditions de paiement et de livraison.
La mention « proforma » est la plus importante : c'est elle qui empêche le document d'être pris pour une facture.
Ce qui la distingue d'une vraie facture
| Point | Facture proforma | Facture |
|---|---|---|
| Moment | Avant la vente | Après la vente ou la prestation |
| Numérotation | Référence propre, hors séquence | Numéro dans la séquence continue |
| Valeur comptable | Aucune | Enregistrée en chiffre d'affaires |
| Rôle | Informer, permettre un financement | Constater la vente, demander le paiement |
| Suite | Doit être suivie d'une facture | Document final |
Ne donnez jamais à une proforma un numéro de votre séquence de factures : vous créeriez un trou ou un doublon dans la numérotation. Les règles sont rappelées dans notre article sur la numérotation des factures.
Proforma ou devis ?
Les deux sont des propositions chiffrées, et dans les faits leur contenu se ressemble beaucoup. La différence tient surtout à l'usage :
- le devis s'adresse au client, qui l'accepte et le signe ;
- la proforma a la forme d'une facture et sert souvent à un tiers : la banque, l'administration, la douane.
Beaucoup d'artisans émettent d'abord un devis, puis une proforma reprenant le devis accepté quand le client en a besoin pour son financement. Ce qui compte, c'est que les montants soient identiques.
Après la proforma : la vraie facture
Quand la vente a lieu ou que la prestation est réalisée, émettez une facture normale, avec son numéro dans votre séquence et les mentions obligatoires, listées dans notre guide des mentions de facture.
Si le client a versé un acompte sur la base de la proforma, émettez une facture d'acompte, puis déduisez-le de la facture finale : la démarche est détaillée dans notre guide de la facture d'acompte.
Les erreurs à éviter
- Oublier la mention « proforma » : le client ou son comptable peut la traiter comme une facture.
- Changer les prix entre la proforma et la facture sans le signaler : le dossier de financement ne correspond plus à la dépense réelle.
- Oublier la durée de validité : une proforma ancienne peut ressortir des mois plus tard, à des prix dépassés.
- Ne jamais émettre la facture : la proforma ne justifie pas votre chiffre d'affaires.
Récapitulatif
| Question | Réponse |
|---|---|
| Qui la demande ? | Un client qui doit convaincre un tiers |
| Quand ? | Avant la vente |
| Numérotée comme une facture ? | Non |
| Suivie de quoi ? | D'une facture normale |