L'avoir est le seul outil qui permet de revenir sur une facture émise. Il est simple à établir, et savoir s'en servir évite la plupart des erreurs comptables des jeunes entreprises.
Quand émettre un avoir
- Une erreur de montant, de quantité ou de taux de TVA sur une facture déjà envoyée.
- Une remise ou un geste commercial accordé après coup.
- Des travaux facturés mais finalement non réalisés.
- L'annulation totale d'un chantier déjà facturé.
- Un retour de matériel ou une reprise de fourniture.
Ce que l'avoir doit contenir
Un avoir est une facture négative : il reprend les mêmes obligations de forme, avec quelques spécificités.
- La mention explicite « Avoir » ou « Facture d'avoir ».
- Un numéro propre, issu de votre séquence de facturation.
- La référence claire à la facture d'origine : son numéro et sa date.
- Le motif de l'avoir, en une ligne.
- Le détail des montants annulés, avec le même taux de TVA que la facture d'origine.
- Toutes les mentions obligatoires habituelles : identité, SIRET, adresses.
Avoir total ou partiel
Un avoir total annule l'intégralité de la facture. Vous émettez ensuite, si nécessaire, une nouvelle facture correcte. Un avoir partiel ne porte que sur les lignes concernées : c'est le cas d'une remise accordée après coup ou d'une prestation retirée du chantier.
Rembourser ou déduire
Si la facture d'origine a déjà été réglée, vous remboursez le montant de l'avoir. Si elle ne l'a pas encore été, l'avoir vient simplement en déduction du règlement attendu. Dans les deux cas, précisez sur l'avoir laquelle des deux options s'applique : cela évite un aller-retour avec la comptabilité de votre client.