Vous envoyez un devis à une entreprise ou à une administration. Quelques jours plus tard, au lieu d'un devis signé, vous recevez un « bon de commande » avec un numéro, des conditions en petits caractères et parfois des montants légèrement différents. Le devis et le bon de commande ne viennent pas du même côté, et bien les enchaîner évite les factures bloquées au service comptable du client.
Qui émet quoi
Le devis est émis par vous, le fournisseur. Il décrit ce que vous proposez de faire et à quel prix. Accepté et signé, il engage les deux parties.
Le bon de commande est émis par le client. Il confirme ce qu'il achète, à quel prix et à quelles conditions. Dans les entreprises structurées et les administrations, c'est souvent le seul document par lequel une dépense peut être engagée : le service achats l'émet, avec un numéro, après validation interne.
L'enchaînement habituel
- 1Vous envoyez un devis.
- 2Le client valide le devis en interne.
- 3Le client émet un bon de commande qui reprend le devis, avec un numéro de commande.
- 4Vous réalisez la prestation.
- 5Vous émettez une facture qui mentionne le numéro de commande.
- 6Le client rapproche facture, bon de commande et réception, puis paie.
Pour un client particulier, les étapes 2 et 3 disparaissent : la signature du devis suffit.
Vérifier le bon de commande
Avant de commencer, comparez le bon de commande à votre devis, ligne par ligne :
- les prestations : les mêmes, avec les mêmes quantités ;
- les prix : unitaires et total identiques ;
- les délais : compatibles avec votre planning ;
- les conditions de paiement : le délai imposé peut être plus long que celui de votre devis ;
- les conditions générales d'achat du client : pénalités, garanties, assurances demandées.
Un écart, même petit, doit être réglé avant les travaux. Un mail court suffit : « Votre bon de commande indique 12 unités, mon devis en prévoit 15 : pouvez-vous confirmer la quantité ? »
Le numéro de commande sur la facture
C'est le point qui bloque le plus de paiements. Beaucoup d'entreprises et d'administrations ne paient pas une facture qui ne mentionne pas le numéro de bon de commande : leur comptabilité ne peut pas la rapprocher de la dépense engagée. La facture part alors en attente, parfois pendant des semaines, sans que personne ne vous prévienne.
Reportez donc le numéro de commande sur la facture, bien visible. Les autres mentions sont listées dans notre guide des mentions de facture.
Quand le bon de commande diffère du devis
| Situation | Que faire |
|---|---|
| Quantité ou prix différent | Demander une correction avant de commencer |
| Délai de paiement plus long | Accepter ou négocier, mais le savoir avant |
| Prestation supplémentaire | Faire un devis complémentaire |
| Prestation retirée | Accepter la commande réduite ou réviser le devis |
Si vous commencez les travaux sans rien dire, vous êtes réputé avoir accepté les conditions du bon de commande. Mieux vaut poser la question tout de suite.
Commandes et proformas
Certaines administrations demandent aussi une facture proforma avant d'émettre le bon de commande, pour engager la dépense. Le fonctionnement de ce document est expliqué dans notre article sur la facture proforma.
Récapitulatif
| Document | Émis par | Rôle |
|---|---|---|
| Devis | Vous | Proposer une prestation et un prix |
| Bon de commande | Le client | Confirmer l'achat en interne |
| Facture | Vous | Demander le paiement, avec le numéro de commande |
Pour la suite, les délais de paiement entre professionnels sont rappelés dans notre article sur les délais de paiement.